一、將“附件”與“附件說明”和“附注”混為一談
這3個(gè)要素均是公文主體部分的格式項(xiàng)目，但各自的含義和用途有所不同。按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）的規(guī)定，“附件說明”指的是公文如有附件，要在正文下一行左空2字處標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，附件后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件如有多份，要有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼?？傊案郊f明”指的是附件這一公文格式項(xiàng)目要素的標(biāo)識(shí)問題?！案郊眲t是指公文主件所應(yīng)附的公文附件，即實(shí)質(zhì)上的附件。公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文具有同等效力?！案阶ⅰ眲t一般是指對(duì)公文的閱讀傳達(dá)范圍，使用時(shí)需要注意的事項(xiàng)加以說明的文字，例如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”“此件可見報(bào)”“此件可登黨刊等，它通常標(biāo)識(shí)于成文日期的左下方。附注不是對(duì)公文的內(nèi)容作出解釋和注釋，對(duì)公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方法加以解決，為此，使用附注時(shí)要加以注意。
二、附件位置及裝訂方式不正確
附件主要包括與公文正文內(nèi)容相關(guān)的文字材料、數(shù)據(jù)、名單、圖表、圖形等，這些內(nèi)容如果穿插在公文正文中，往往容易隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便，在這種情況下需要將其從公文正文中抽出來而作為公文的附件單獨(dú)表述，既可以補(bǔ)充完善正文，又可使正文的內(nèi)容簡(jiǎn)潔連貫。那么，附件應(yīng)當(dāng)處在公文的什么位置呢？根據(jù)《格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，附件應(yīng)當(dāng)置于正文之后，版記之前，并與主件一起裝訂。而且公文的附件需要另面編排，也就是說無論前一面留有多少空白，都需要另起一面。實(shí)踐中不少機(jī)關(guān)把公文的版記置于公文主件之后，附件之前，形成主附分離，這是不正確的。也就是說，無論附件的頁(yè)數(shù)有多少，都一定要置于版記的前面，并且無極特殊情況要與主件一起裝訂。這是在際操作中容易忽視的一點(diǎn)。如果在版記之后編排裝訂附件，由于版記是公文結(jié)束的標(biāo)志，附件就不能視為公文的組成部分了。
三、附件的標(biāo)識(shí)方法不合規(guī)范
按照規(guī)定，附件都要另起一面單獨(dú)編排，具體的編排方法是首先要在版心左上角第一行頂格編排“附件”二字，使用3號(hào)黑體字，如果有多個(gè)附件，后面必須緊跟附件順序號(hào)，順序號(hào)后無需加冒號(hào)。附件標(biāo)題編排在首頁(yè)第三行居中位置，附件序號(hào)和附件標(biāo)題必須與附件說明中的內(nèi)容完全一致。附件標(biāo)題以及附件中行、字、段落等的編排與主體部分相應(yīng)格式要素的要求完全一致。但在具體行文過程中，我們發(fā)現(xiàn)有的機(jī)關(guān)或單位的公文附件沒有另面編排，而是直接印制在“生效標(biāo)志”之后；也有的在附件的左上角一遺漏“附件”二字，即使有也不是使用3號(hào)黑體字，而是仿宋體字；或者當(dāng)有多個(gè)附件時(shí)，附件順序號(hào)使用漢字?jǐn)?shù)字并加注冒號(hào)等等，這些顯然都是不合規(guī)范的做法。
四、 采用復(fù)體行文方式時(shí)對(duì)“附件”的理解失之偏頗
如前所述，附件是附屬于公文正文的其它文字、圖表、圖形等材料，對(duì)公文正文起到解釋、補(bǔ)充、說明或者印證、參考作用，但在公文處理實(shí)踐中，有一種復(fù)體行文的方式，其表現(xiàn)形式是“以文載文”“文后有文”。具體是指法定公文的15個(gè)文種，由于它們是黨和國(guó)家公文法規(guī)中所明確規(guī)定使用的，因此具有相應(yīng)的法律地位，可以單獨(dú)行文；而在機(jī)關(guān)單位的行文實(shí)踐中，除了這15個(gè)法定文種以外，還有一個(gè)相當(dāng)龐大的文書組群，包括計(jì)劃體公文如綱要、規(guī)劃、方案、安排、設(shè)想、打算、預(yù)案等等；總結(jié)體公文，包括總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、典型材料、述職報(bào)告、述廉報(bào)告等等；法規(guī)體公文，包括章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、制度、規(guī)程、規(guī)范、守則等等；禮儀體公文，包括歡迎詞、答謝詞、歡送詞、悼詞、唁電、賀信（詞）等等；書信體公文，包括表?yè)P(yáng)信、感謝信、慰問信、倡議書、公開信、告人民書等等；會(huì)議體公文，包括開幕詞、主持詞、大會(huì)工作報(bào)告、閉幕詞、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等等；憑證體公文，包括典型材料、組織鑒定、干部人事考察材料、大事記、協(xié)議書、合同等等。這些文種在公文學(xué)界一般將其稱為“事務(wù)文書”，因?yàn)樗鼈兾牟粚儆诠姆ㄒ?guī)中所規(guī)定的文種范疇，即沒有相應(yīng)的法律地位，雖然其中很多文種的使用頻率往往要比法定公文文種還要高，但不具有獨(dú)立行文的資格，而要行文，必須從15個(gè)法定文種中找出一個(gè)文種來載運(yùn)著它行文，此種行文方式即屬于“復(fù)體行文”。被找出來的文種稱之為“文件頭”，其主要有報(bào)告（上行時(shí)）和“命令（令）”“通知”（下行時(shí)）來?yè)?dān)任。過去，人們多數(shù)將采用復(fù)體行文方式行文其“文件頭”之后所附的“總結(jié)”“方案”“領(lǐng)導(dǎo)講話”“條例”“方案”等等稱之為公文的“附件”，是不盡妥當(dāng)?shù)?，因此批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、發(fā)布類公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布的內(nèi)容（諸如工作要點(diǎn)、工作總結(jié)、實(shí)施方案、領(lǐng)導(dǎo)人的講話等）不屬于公文的附件，這樣在公文正文中不能加附件說明，而應(yīng)直接另面編排，所附內(nèi)容首頁(yè)也不標(biāo)注“附件”二字，其它格式方面的要求與正文一致。
五、 與正文不一起裝訂時(shí)對(duì)“附件”的標(biāo)識(shí)不合規(guī)范
如果附件不能與公文正文一起裝訂，按照《格式》規(guī)定，則應(yīng)在附件首頁(yè)版心左上角第一行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)加“附件”二字以及附件的順序號(hào)。例如正文中的附件標(biāo)識(shí)為“附件：1.2018年度國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制修訂計(jì)劃項(xiàng)目”，在與正文不一起裝訂的附件左上角應(yīng)頂格標(biāo)注“國(guó)標(biāo)委〔2018〕215號(hào)附件1”。在實(shí)踐中，有些公文沒有這樣做，而是在附件首頁(yè)版心左上角直接寫上附件的名稱，多個(gè)附件行文的也沒有標(biāo)注順序號(hào)，讓人很難弄清究竟是哪一份文件的附件，給公文的閱讀和使用造成極大不便，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加注意和規(guī)范。
六、 有多個(gè)附件時(shí)的序號(hào)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)以及頁(yè)碼的標(biāo)識(shí)不合規(guī)范
按照規(guī)定，公文如有附件，一定要在“附件說明”處標(biāo)注公文附件的順序號(hào)和名稱。其位置在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1. ×××××” ）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需要回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。實(shí)踐中，有些公文卻沒有按照規(guī)定去做，比如將附件名稱加上書名號(hào)，是毫無必要的；或者在附件名稱后加冒號(hào)抑或句號(hào)；或者多個(gè)附件的順序號(hào)使用漢字?jǐn)?shù)字；所標(biāo)示附件名稱和實(shí)際附件的名稱不完全一致；“附件”二字后邊的冒號(hào)和序號(hào)位置顛倒。如“附件：1. ×××××” ，卻被標(biāo)注為“附件1.×××××”或“附件一：×××××”,或者”附件1：×××××?！币约啊案郊骸丁痢痢痢痢痢贰钡鹊臉?biāo)注都是不規(guī)范的。還有就是當(dāng)附件名稱過長(zhǎng)需要回行時(shí)，要注意應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。但有些公文卻不是如此：
附件1.××××××××××××××××××××
正確的做法是：
附件：1.××××××××××××××××××××
七、 附件與正文一起裝訂時(shí)頁(yè)碼的標(biāo)識(shí)不合規(guī)范
頁(yè)碼是《條例》和《格式》中新增加的格式項(xiàng)目，用以表明公文頁(yè)數(shù)的順序號(hào)。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼，也就是說，頁(yè)碼只需標(biāo)識(shí)到正文結(jié)束的那一頁(yè)。同時(shí)，當(dāng)公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。實(shí)踐中有些公文卻未能如此，而是將附件單獨(dú)編排頁(yè)碼，這就造成了主件和附件分離的情況，使得附件沒有成為公文的有機(jī)組成部分，顯然是不規(guī)范的。